LibreOffice 是開源世界中相當有名的辦公套件，最近版本號推進速度很快，功能也不斷推陳出新。

不過今天想要和大家分享的，並不是 LibreOffice 本身，而是 LibreOffice 內建的 PDF 匯出功能。

對於有一定經驗的電腦用戶來說，製作 PDF 檔案並不困難，包括 LibreOffice 在內，許多軟體可以只透過一個按鈕就將檔案匯出成 PDF 格式。然而從另一個角度考慮，PDF 本身卻也相當有彈性，匯出時有大把可由使用者自行設定調節的細部選項可用。想來使用 PDF 格式的人很多，但仔細研究過那些選項涵義的人恐怕就沒多少了；即使有心認真起來將它搞懂，也因為缺乏足夠的背景知識，就算看了說明書也滿頭問號，看也看不懂。

LibreOffice 是款普遍又容易使用的軟體，PDF 匯出選項的數量和其他軟體相比也十分適中。本文就以 LibreOffice 的 PDF 匯出功能為基礎，和大家一起檢視這方面的設定。

 

LibreOffice 最簡單的 PDF 匯出方法，就是按下面板上的 PDF 匯出按鈕。不過如果需要進一步設定 PDF 的匯出細節，則需要從主選單的「檔案」→「匯出成 PDF ...」進入。

我們的旅程就從這裡開始。

 

第一頁：資料格式基本設定

如前所述地按下按鈕，下方的對話框就會出現。

▲ 圖1：PDF 匯出選項頁－－第一頁。

 

圖片壓縮

「影像」標籤下的選項，處理的是您文件中的「插圖類」檔案附件，而非您的「整體文件」。簡單說來，不論設定成怎樣的值，都不會讓匯出後的文字變得模糊，僅僅只會影響插圖的清晰度。這方面還請放心。

JPEG 壓縮強度被預設為 90%。這種壓縮的實際效果，和「無損壓縮」選項幾無差異－－至少我不管把圖放多大都無法用目視分出不同來－－但是，匯出後 PDF 檔案體積卻差別巨大，在測試樣本中差了整整六倍。因此推薦使用預設值 (90%) 來進行圖檔壓縮。

此值如果設太低，圖片顏色會嚴重走調。就經驗上來說，建議設值不要走極端，檔案大小與顯示效果就都還可接受，90% ~ 60% 是個人的推薦範圍，請參考。

 

「降低影像解析度」選項，同樣是透過降低圖片的精美度來壓縮圖片大小，但其壓縮方式卻與前述的 JPEG 壓縮不同。這種壓縮不會損失顏色，但會在將圖片放大時產生小方磚。

如果有印刷需求，此處的數值無論如何不要低於 300dpi；如果匯出的 PDF 只是打算供人放在電腦上觀看，則建議無論如何不要低於 150dpi。

 

水印設定

「以水印簽署」選項，會在文件的每一頁中，覆蓋上一層半透明，且橫跨全頁的巨大文字。

注意這不是漂漂亮亮的可以用做裝飾的水印字，而是「內部文件，禁止傳閱」、「機密」或「僅供預覽」式的強烈印章式聲明。如果有類似場合可以使用看看。

 

內嵌編輯能力

「內嵌 OpenDocument 檔案」是一項很有特色的選項，這能讓這份檔案在日後被視為一般的 LibreOffice 檔案供使用者打開編輯。但是相對地檔案大小也會大幅上升。因為這等於是將一份純的 PDF，和一份純的原始檔，兩者合併打包在一起。

如果您沒有對 PDF 進行任何壓縮，勾選這個選項會讓檔案大小憑空增加兩倍左右；如果您有對影像進行壓縮，則檔案大小的增加倍數還會更高。因為內嵌原始檔佔用的空間大小是固定的，不會被壓縮到。

 

PDF/A-1a

「PDF/A-1a」選項打勾的話，可以將文件儲存成 PDF/A-1a 格式。這是一種特別的 PDF 格式。

PDF/A 系列格式是被設計用來「保存」用的，其設計初衷，是為了讓 PDF 檔案能於遙遠的未來被完整地讀取並顯示出來，而不會因為缺少字型、忘記密碼、用了不同的閱讀設備或軟體而讀到不一樣的東西、格式跑掉，甚至完全讀不出來。您可以將大寫的 A 理解 Archive（封存），另外 PDF 還有 PDF/X （X = eXchange，交換）等適合用來印刷出版的亞種，此處不提。

PDF/A 大類底下又分為 PDF/A-1a 與 PDF/A-1b。PDF/A-1b 是 PDF/A 系列的基本型，能完美地完成 PDF/A 系列的目標：完整重現文件最初的顯示畫面。至於 PDF/A-1a 型，則是在 b 型的基礎上多紀錄了一些額外資料，使某種程度上的排版微調成為可能。這部份請參考下方對於「標記的 PDF」之說明。

如果您希望您的檔案，到哪裡都能保持一樣的外觀而不會出現格式問題，「PDF/A-1a」選項就是一種快速的解決方案。請選取她。

 

標記的 PDF

「已標記的 PDF」選項，可以幫助 PDF 文件保留既有的結構。

各位或許不知道，PDF 文件和 Word 或 txt 文件不同，它的重點在於版面的呈現方式，而不在於保存「文字流」。說得更具體一點，PDF 檔案中固然會安插有很多文字區塊，但卻沒有紀錄文字區塊之間的語義順序。

 

舉例來說，假設 PDF 中有兩行文字：

……我的爸爸討厭吃蘋
果。

 

因為行尾在「蘋果」中間分開，所以使用者在檔案中搜尋「蘋果」這個關鍵字時，會驚訝地發現自己居然找不到。這就是因為 PDF 檔案（預設）並沒有紀錄上述那兩行在文意上是連在一起的，而也因為相同的原因，如果您切換到螢幕寬度更大或更小的平台，希望每行的字數能增加或減少，PDF 也無能為力，因為他不知道文意如何串聯，自然也無法將已經斷開的兩行重新串接起來，重新加以排版。

但是如果您勾選「已標記的 PDF」選項，那上述的問題就都能解決。不過相對的，所需的儲存空間也會因此而增加－－實測結果大致上是文字所佔空間的兩倍左右。

 

建立 PDF 表單

往下說明「建立 PDF 表單」這個選項前，有必要稍微解釋什麼是 PDF 表單。

簡單地說，PDF 表單是種「可在 PDF 閱讀器中讓讀者直接填表打字」的特別欄位。請注意它跟一般文書編輯時常用的「表格」並不是同一回事。

比方說您的 PDF 可能是一份讀者回函，上面要求讀者填入地址以供抽獎……那問題來了，讀者該怎麼填呢？是印出來之後用手填？還是截圖後再用美工技術拼字拼上去？算了吧，這麼麻煩誰會老實回信呢？這時您就可以在文件中設定一些「表單」，讓讀者可以直接在電腦螢幕上進行輸入，這一來問題就解決大半了。

 

如果希望在文件中創建 PDF 表單，請從 LibreOffice 的「檢視」→「工具列」→「表單控制項」面板來建立。具體如何建立的細節超出本文範圍，請自行嘗試研究看看。

 

關於「建立 PDF 表單」這個選項，如果您的文件中沒有任何表單，那本選項就和您沒有任何關係；反之如果您的文件中存在表單，則您在匯出前就得勾選這個選項，才會將表單匯出為真正能用來輸入的欄位，否則就只是外觀上看起來像，但實際上依然無法填入東西。

匯出的表單可以選擇許多格式，而這涉及了很多關於 PDF 版本、功能相容性與應用程式支援度間的微妙差異，我一時也看不出哪種格式比較佔優勢，總之採用預設格式 (FDF) 基本上就可以用了。更多細節與特徵還請各位讀者自行研究了。

 

匯出書籤

「匯出書籤」選項打勾後，會在 PDF 中加入您所設定的章節索引。

您多半有見過：用 PDF 閱讀軟體打開某份製作精良的 PDF 檔案後，側欄會出現一排目錄，上面寫著第一章、第二章等等；而點擊目錄中的項目，還可以快速跳轉到指定的章節位置……沒錯，本選項要匯出的就是那個了！

想要匯出書籤，除了本選項得勾上以外，您還得具體設定「要將哪些位置設為索引目標」。比方說「要將一級標題列入索引，三級標題太細了不要列入」……之類的。您可以在主選單的「工具」→「章節編號…」處進行這方面的設定調整。

 

匯出備註、匯出空白頁面、內嵌標準字型

當「匯出備註」打勾時，您先前在本檔案中透過主選單功能表「插入」→「備註」選項插入的備註，就會以 PDF 專有的註解型式被匯出到 PDF 檔案之中。反之如果不勾，則這些備註就會被略過。

本選項預設是不勾（會被略過）的。

 

「匯出自動插入的空白頁面」選項，特別適用於某些需要雙面列印的文件。在這種情況下，有時有些頁面會依設定自動留白。如：在奇數頁結束一個章節，但又自訂規則要求所有章節必須從奇數頁開頭，那麼到下一個章節中間自然會由程式自行插入一頁空白的偶數頁。

本選項一旦打勾，在 PDF 匯出時就不會略過這一張空白頁，如此一來在雙面列印時才不會出現正反面對不上的問題。

 

「內嵌標準字型」選項中的「標準字型」，指的是 PDF 規範中預設的 14 種基本字型，就是 Times、Courier、Helvetica、Symbol、Zapf Dingbats 這五種加上他們的粗體斜體等變體。這些字體理論上所有 PDF 閱讀器都會內建，所以沒有必要刻意嵌入。但如果在此打勾，也能強制嵌入這些字體（不過僅限於這份文件中有用到的部份）。

 

第二頁：第一次打開的瀏覽狀態

▲ 圖2：PDF 匯出選項頁－－第二頁。

 

第二頁「初始檢視」所設定的，是這份 PDF 第一次被打開時，會以什麼模式被開啟、會翻到哪一頁、版面的配置外觀為何。

這些設定具體如何運作，和個別閱讀器的設定與特性有關，有些閱讀軟體不會理會這些資料，或是會使用預設設定覆蓋。

當然您還是可以設定一下。各選項意義都如字面那般，不細講。

 

第三頁：使用者介面

▲ 圖3：PDF 匯出選項頁－－第三頁。

 

本頁設定每次打開時使用者介面的狀況。

和第二頁相同，各家閱讀器對此支援狀況落差很大。比方說 Evince 就不支援除了以全螢幕模式開啟以外的大多數選項。而且如果設定不當，可能會讓讀者感到困擾，好比說如果勾選了「隱藏視窗控制項」或「以全螢幕模式開啟」，就很有可能嚇到讀者。

個人建議除非真有必要，建議不要動這一頁的選項內容。

 

此外還有些需要額外說明的是「使用切換效果」選項。這選項專門用在將 LibreOffice 的 Impress 投影片匯出為成 PDF 投影片時。它會將 Impress 中設定的換頁效果，也一併存入 PDF 中。只要您的 PDF 閱讀器支援簡報模式，就會在進入簡報模式後發揮效果。

 

另外一個要提的是本頁的「書籤」選項。

本頁的書籤和第一頁的書籤一樣，都是指索引的意思，不過此處設定的不再是書籤本身，而是「書籤的展開層級」。具體說來，如果設為「全部書籤等級」，表示樹狀索引會在開啟檔案時自動全部展開。反過來說，如果將「顯示書籤等級」設為 1，則預設只會曝露出第一級索引，其他的索引都會被隱藏起來（但可以像開啟樹狀圖一樣被讀者手動打開）。

如果書籤數量太多，擔心讀者打開檔案後眼花頭暈的話，可以嘗試調整這裡的數字。

 

第四頁：連結設定

本頁設定轉換為 PDF 時，文章中現有連結的處理方法。

▲ 圖4：PDF 匯出選項頁－－第四頁。

 

「轉換 PDF 目標的文件參照」選項，可以將所有連向標準 LibreOffice 文件的連結－－如 *.odt、*.ods－－其副檔名改成 pdf。適用於將一堆交互連結的 odf 文件同時大量匯出成 PDF 檔案時。

「跨文件連結」選項，可用來指定閱讀這份 PDF 的 PDF 瀏覽器，其打開外部連結的方式。您在製作 PDF 時，就可以指定讀者是用網頁瀏覽器或直接用當前的 PDF 閱讀器打開外部聯結。當然這也和閱讀器的相容性有關，只能參考而不能依賴。

 

另外其他兩個選項我暫時試不出效果，說明文件也無論如何看不懂，因此先跳過。歡迎對此有瞭解的讀者留言補充。

 

第五頁：保密設定

▲ 圖5：PDF 匯出選項頁－－第五頁。

 

按下設定密碼後會出現一個密碼設定視窗。如下：

▲ 圖6：密碼設定視窗

 

密碼設定視窗中可以設定兩組密碼。上面的密碼是用來限制讀者「能不能開啟閱讀這個 PDF 檔案」用的，PDF 規範稱此密碼為 User Password，沒有得到此一密碼的人將無法開啟這個 PDF 檔案。至於下方的密碼，則是用來限制 圖 5 中右側那些設定之用（PDF 規範稱此為 Owner Password），沒有密碼將無法解除那些限制性設定。

如果密碼欄位是空的，那就是不加密的意思。您可以用這種方式來解除密碼設定。

 

此外，也請注意以上兩個密碼的實作差別。

讀取用密碼 (User Password) 有「真正去用密碼加密 PDF 檔案」的特性，換言之，沒有密碼就一定打不開，不管讀者用哪一款 PDF 閱讀器都一樣（當然您的密碼要夠難猜）。但反過來說，Owner Password 就沒有真正用加密方式來防護檔案資料，只是簡單地對閱讀器進行一個「我打算限制讀者不准做這個那個……」的「宣告」，而並非真的有實力去阻止閱讀器進行列印、編輯、複製貼上等動作。事實上許多非 Adobe 官方的 PDF 閱讀器都不甩這個設定。因此請不要真正去依賴這個功能。

 

LibreOffice 的匯出說明到此說明完畢。雖然還是有些不夠完整的地方，但讀過上文，大家對於 PDF 的理解，多少還是有增加一些吧？

請在日後更準確地使用 PDF 匯出功能哦！